Het is al weer jaren geleden dat ik bij een kleinschalige GGZ-organisatie werkzaam was. De organisatie kende diverse locaties waar ook verschillende doelgroepen begeleid werden. Ook telde ze enkele locaties waaruit medewerkers cliënten ambulant begeleidde. De cliënten woonde niet 24/7 binnen de muren van de instelling, ze woonde gewoon ergens in de stad in een eigen woning. Een van deze ambulante locaties was gelegen in een, laten het een Vogelaarwijk noemen. Een wijk met problemen, veel overlast, buurtvaders en straten waar collega's 's avonds liever niet meer door heen fietste.
Het ritme van het team, op deze locatie, was elke werkdag gelijk. Iedereen startte 's ochtends op kantoor met een briefing. Elke medewerker deelde zijn agenda voor die dag en collega's konden hem of haar daarop bevragen.
"Hoe gaat het met deze cliënt?"
"Lukt het hem om zijn dagprogramma te volgen?"
"Is haar huis nog een beetje netje?"
De briefing werd ook gebruik om eventueel hulp te vragen en, dat kwam vaker voor, aan te bieden. Sommige gesprekken, bezoekjes, leg je liever niet alleen af.
Elke dienst werd ook afgesloten met een briefing waarin collega's de ervaringen die dag met elkaar konden delen. Voor de medewerkers die buiten kantoortijden werkte, in de avond bestond een identieke start en afsluiting van de dag.
De interactie met de doelgroep, het werken in de wijk, betekende dat incidenten niet ongewoon waren. Bij de briefing aan het begin van de dag werden mogelijk crisissituaties vooraf besproken en als er dan achteraf toch iets heftigs was voorgevallen kon dit na afloop ook direct in het team besproken worden.
Op enig moment besloot het management team, in het kader van bezuinigingen, het afbouwen van vierkante meter kantoorruimte dat het kantoor verkocht zou gaan worden en dat de medewerkers vanaf dat moment vanuit huis zouden gaan werken. Het dagritme kwam er anders uit te zien. In plaats een dagstart op kantoor, startte ze vanaf dat moment vanuit huis en reisde vanuit naar hun cliënten om aan het eind van de dag weer naar huis te gaan. De briefing aan het begin van de dag en aan het eind van de dag verviel. Er leek geen noodzaak meer voor en als die er al wel was, waar moest je dan bij elkaar komen?
Niet veel later bleek dat het aantal gemelde incidenten was toegenomen, terwijl er geen logische verklaring voor leek. De medewerkers werkte nog steeds met dezelfde cliënten in nog steeds dezelfde wijk. Uit gesprekken bleek dat medewerker vooral de briefing miste. Het met elkaar starten en met elkaar de dag afsluiten bleek waardevoller dan gedacht. De vraag was alleen of dit alleen het gemis aan gezelligheid was of dat de briefing nog een andere functie had. Wat was hier aan de hand?
Change blindness
Het bijzondere aan ons mensen is dat wij ergens blind zijn voor veranderingen. Misschien herken je het wel. Je bent drie weken op vakantie geweest en plots staat de hele tuin in bloei, terwijl je dat, als er dag in, dag uit, door heen loopt, niet direct opvalt. Soms heb je wellicht ook wel eens dat een collega iets opvalt, terwijl jij het op dat moment pas ziet. Wij kijken allemaal naar de wereld om ons heen vanuit ons eigen referentiekader en soms vallen de dingen ons pas op nadat wij een tijd weg zijn geweest. De veranderingen die er zijn, zijn dan te klein om op te vallen. Wij hebben dus anderen nodig om een compleet beeld te krijgen.
Het experiment van beroemde experiment van Daniel Simons and Christopher Chabris laat zien dat wij selectief zijn in onze waarnemingen: